06 中小企業が業務のシステム化を行うには

　むやみにシステム化を行うことはお勧めしません。以下の事を考慮して、

「システム化を行うべきか？」、「現状の事務処理を継続するべきか？」を

検討する事となります。
①管理すべき情報の規模は？（部門数、社員数、顧客数、商品数...など）
②管理すべき業務の種類は？（人事、経理、受発注、入出荷在庫、販売...など）
③情報の履歴保存はいつまで必要か？（今期だけ、過去の履歴との比較...など）
④業務の効率化が可能か？（要望・効率化…など）
※以上の項目は、将来の拡張を踏まえ検討する事となります。

05 システム化の依頼

　業務のシステム化を依頼するには、どこに頼めば良いのか？
①インターネット利用：検索語「中小企業のシステム化依頼」などで検索し、

　見積依頼を提出
　・見積は無料の会社に「相見積もり」で複数社提出し比較
　・自社の業務内容、要望に応じた提案が提出されるか？
　・パッケージソフトを勧めてくる場合は、パッケージと自社業務の差異を

　　明確に説明し、対応方法を提示してくれるか？

　（カスタマイズに別料金発生する場合もあり）
②同業他社への聞き込み：同等業務で同等規模の取引先があれば相談
　・どこまで親身になって相談に応じてくれるか？→うまくいけば紹介してもらえる
③クラウドソーシング利用：複数のクラウドソーシング内で業務システム化内容で検索
　・金額は比較的安いが、自社要件をどこまで対応してくれるか？
④無料のパッケージソフト利用：Windows環境ならば、「ベクター」、「窓の杜」

　などで検索
　・金額は無料だが、自社要件に一致するか否かは判断が必要
⑤求人依頼：求人依頼サイトにてシステム要員（システムエンジニア、プログラマー）　　　　　　　　　　を募集
　・要員の業務経験、システム経験の判断が必要
　・自社内に要員をコントロールする管理者が必要

04 業務で使用する専門用語の整理

　一般的な業務（入出荷管理、在庫管理、受発注管理、顧客管理 など）で頻繁に使用される用語は、システム開発者、
システム利用者間で共有されますが、下記のような用語は整理しておく必要があります。
①自社内でしか通用しない用語
②同じ意味だが、使用する担当者により呼称が異なる用語
　・仕入金額：下代、購入金額　など
　・小売金額：上代、販売金額　など
　・取引先：顧客、仕入先（購入先）、販売先（売先）　など
　・コード、区分、番号　など
③業界独自用語

03 システム化を行う前に業務手順の整理

　現状の業務手順を整理しておかないと「システム化の範囲」、「システム化すべき情報」が曖昧になり、
「必要な機能がない」、「不要な機能に人・モノ・金を使用する」こととなります。以下業務手順の整理を示します。
①業務の流れの可視化・共有化
②本支店間・部門間の業務の流れ（モノ・金・情報（帳票など）の流れ）
③本支店間・部門間の情報の流れ（モノ・金・情報（帳票など）の流れ）
以上を踏まえて
・「業務フロー（業務流れ図）」の作成
・「問題点・課題」の洗い出し、「解決策」の試案の作成
・システム化の範囲
を進めておきます。

02 システム化を行う前に情報の整理

　無意味なシステム化を行わないためにも、現状事務情報の使用状況を確認して

おきます。
①単一担当者のみで管理すべき情報 → Excelにて担当者にて管理する
②同一部門内で複数の担当者で管理している情報 → 
　データの更新は個別で行い、他社と共有する必要なし → Excel管理で十分
　データの更新はランダムで、誰かが使用中は使用できない → システム化を検討
③複数部門間で使用する情報 → システム化が必要
※以上を踏まえて「必要な情報の整理」、「共有化すべき情報の整理」をドキュメント化しておきます。

01 中小企業におけるシステム化の選択

　大手企業ならば、現在稼働しているコンピュータを導入している大手企業および

関連会社等に依頼することになりますが、
中小企業の事務管理は、
　①現在使用しているコンピュータはMicrosoft Windowsのパソコンのみ
　②業務で使用しているソフトウェアは、Microsoft OfficeのExcel（エクセル）がメイン
　③とりあえず情報共有のためにWindowsServerに共有データを保存
といった企業が多いと思います。